Democratizar a informação para o desenvolvimento do conhecimento: a ampliação do acesso ao acervo documental das ciências e da saúde na Fiocruz

Democratizar a informação para o desenvolvimento do conhecimento: a ampliação do acesso ao acervo documental das ciências e da saúde na Fiocruz

Autores:

Nercilene Santos da Silva Monteiro

ARTIGO ORIGINAL

História, Ciências, Saúde-Manguinhos

versão impressa ISSN 0104-5970versão On-line ISSN 1678-4758

Hist. cienc. saude-Manguinhos vol.26 no.1 Rio de Janeiro jan./mar. 2019

http://dx.doi.org/10.1590/s0104-59702019000100017

Abstract

The Oswaldo Cruz Foundation is home to significant cultural heritage comprising biological collections, buildings, and historical documents and objects denoted as strategic assets for preserving institutional memory as well as for teaching and research in the field of science and health. However, a major portion of these collections was unavailable to the public until 2014. This article introduces the process involved in providing full access to these collections and describes the challenges, solutions, and results. Finally, the management of physical and digital documents is indicated as a central component in constituting sources of information for the present and historical sources for the future.

Key words: access to information; document management; digital documents; historical sources; Casa de Oswaldo Cruz/Fiocruz

FONTES

O desenvolvimento das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) apoiou o progresso científico no século XX, resultando em uma mudança radical na maneira pela qual a ciência é produzida em alguns segmentos. A big science e a new big science1 superaram o modelo individualizado de produzir conhecimento, cedendo lugar à descentralização mediada pelo uso de potentes plataformas que permitem a geração, a interpretação e o compartilhamento de um volume expressivo de dados entre grupos de pesquisadores, ampliando sobremaneira o potencial das descobertas, especialmente no campo biomédico.

Em um ritmo muito veloz, o conhecimento é registrado e acessado simultaneamente em diferentes partes do mundo, modificando também a forma pela qual as fontes de informação deverão ser constituídas e preservadas no presente, para serem acessadas no futuro.

Tais fontes de informação são, em sua maioria, fontes primárias e constituem os acervos arquivísticos encontrados nos laboratórios. São documentos textuais, imagens, coleções científicas, dados registrados em bases tecnológicas, mensagens eletrônicas, enfim, variados gêneros de documentos que representam a memória institucional e a memória de grupos e de pessoas “que devem ser preservadas e acessíveis às gerações atuais e futuras como testemunhos da atividade humana que a produziu, e como objetos de reflexão e fonte de pesquisa” (COC, 2013, p.8).

Para garantia da preservação e do acesso a essas fontes, a implantação da gestão de documentos físicos e digitais é fundamental. Na Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), a política de gestão de documentos foi implantada por meio do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Sigda), 2 criado na década de 1990. Coordenado pela Casa de Oswaldo Cruz (COC), o Sigda é um conjunto de diretrizes e práticas formuladas por um comitê técnico composto por profissionais das diversas unidades da Fiocruz. O sistema cumpre papel importante na integração das ações de gestão da informação e gestão do acervo histórico, atuando desde a fase da produção do documento até sua destinação final.

Apesar da existência da política, as práticas da gestão documental ainda não estão plenamente adotadas na área finalística da instituição. Santos (2012) observou que, em um dos laboratórios de pesquisa biomédica, os pesquisadores faziam anotações em arquivos pessoais, reduzindo o potencial de abordagens historiográficas que podem ser desenvolvidas a partir de pesquisas realizadas em registros oficiais, como os cadernos de protocolo, por exemplo. 3

A situação observada nesse laboratório possivelmente se reproduz em outros espaços institucionais, demonstrando fragilidades na gestão e preservação de fontes de informação, mesmo em instituições que possuem políticas arquivísticas formalmente estabelecidas.

Pensar sobre essa realidade nas universidades, nos centros e instituições de pesquisa nos remete a refletir sobre as dificuldades pelas quais os estudiosos do campo da história das ciências e da saúde passarão para recuperar os bastidores das pesquisas. Como poderão obter informações que estão disponíveis em registros informais dispersos? Como poderão acessar dados registrados em meios eletrônicos? Enfim, como recuperar informações para reconstruir socialmente e democratizar o conhecimento sobre as inovações científicas deste século?

Tais reflexões evidentemente transcendem a uma única disciplina, exigindo o esforço integrado entre pesquisadores, analistas, arquivistas, historiadores e profissionais das tecnologias da informação para definir novos conceitos, métodos e ferramentas para preservação dos documentos físicos e digitais. No campo da arquivologia, por exemplo, Ribeiro (2012) ressalta que os conceitos de fundo, proveniência e gestão de documentos da arquivologia tradicional mostram-se inadequados para responder à nova realidade informacional, merecendo revisões e reformulações.

Ao mesmo tempo que profissionais empreendem esforços para superação de lacunas de conhecimento e indefinições tecnológicas da era digital, a maioria das organizações de custódia precisa, ainda, superar o desafio da preservação e da disponibilização da documentação física.

É no campo do acesso ao acervo físico que este artigo pretende contribuir, apresentando o projeto que resultou na disponibilização de todo acervo histórico textual acumulado em trinta anos pela Fundação Oswaldo Cruz. Começa por uma breve contextualização da história da Fiocruz e da criação da unidade responsável pela preservação do acervo histórico arquivístico. Em seguida, descreve os esforços iniciais para constituição desse acervo e os problemas identificados acerca da indisponibilidade de parte da documentação. O desenvolvimento da solução encontrada, a métrica de acompanhamento e os resultados obtidos estão descritos com a finalidade de apoiar instituições que passam por problemas similares na gestão do acervo histórico.

A história como amálgama institucional

A trajetória institucional da Fundação Oswaldo Cruz justifica sua longevidade. Uma longa história de luta e superação de desafios que tem início em 1899, quando Oswaldo Cruz foi convidado pelo barão de Pedro Afonso para trabalhar no combate da peste bubônica no futuro Instituto de Sorologia. Em 1902, Oswaldo Cruz assumiu o instituto e, inspirado no Instituto Pasteur (França), criou um modelo organizacional integrando as atividades de produção, pesquisa e ensino. O Instituto recebeu reconhecimento de suas atividades de pesquisa, passando a se chamar Instituto de Patologia Experimental de Manguinhos em 1907, e em seguida foi renomeado em homenagem a Oswaldo Cruz, passando a denominar-se Instituto Oswaldo Cruz (IOC) em 19 de maio de 1908 (Ponte, 29 out. 2015).

O instituto apresentava alto desempenho, e suas realizações foram reconhecidas nacional e internacionalmente. A atuação para solucionar os problemas de saúde da população traduzia seu papel público de forma inequívoca e sua contribuição na formulação e implementação de políticas públicas para o desenvolvimento urbano da capital brasileira – na época Rio de Janeiro – tornava o instituto central para as ambições políticas. Para sustentabilidade das atividades, o Instituto de Sorologia prestava serviços e produzia inovações tecnológicas que garantiam um conjunto diversificado de receitas, destacando-se a “verba da Manqueira”. 4

No campo científico, os investimentos na pesquisa abriram novas possibilidades para a ciência brasileira, atraindo jovens médicos das universidades. A formação de quadros qualificados 5 era garantida pelo curso de Aplicação de Manguinhos – requisito obrigatório para o ingresso na carreira de pesquisa do instituto.

A morte de Oswaldo Cruz, em 1917, criou as primeiras crises do instituto. As disputas internas pela sucessão e a nomeação de Carlos Chagas em detrimento de candidatos como Figueiredo Vasconcellos e Cardoso Fontes deixaram marcas e ressentimentos (Costa, 2014) que inviabilizaram a revitalização do projeto institucional quanto às novas demandas sanitárias surgidas a partir das mudanças demográficas e epidemiológicas da população brasileira.

Externamente, com a recessão da década de 1920, o instituto amargou redução de receitas em função da inflação e da alta dos preços, que impactava seu custo de produção. Politicamente, enfrentava ataques do Ministério da Agricultura contra a produção de insumos veterinários e disputas com oligarquias locais atentas aos resultados das expedições dos cientistas pelo interior do país (Costa, 2014), o que potencializava as dificuldades da gestão de Chagas. A insatisfação interna com sua gestão se intensificou quando quadros importantes foram proibidos de realizar atividades comerciais e tiveram que cumprir controles de assiduidade, medidas adotadas para conter o que a imprensa chamava de “comercialização da ciência”.

Com a morte de Carlos Chagas, em 1934, Cardoso Fontes assumiu a diretoria e conseguiu manter o protagonismo do instituto em projetos no campo da saúde durante o primeiro período do governo de Getúlio Vargas. As campanhas da época de Oswaldo Cruz foram retomadas, e o instituto atuou de forma exitosa em 1934 e 1937 no combate à hanseníase e ao surto de febre amarela. Internamente, permanecia o cenário de disputas, mágoas e ausência de projeto institucional que mais à frente resultará na decadência do Instituto de Sorologia.

Segundo Ponte (29 out. 2015), os períodos subsequentes marcariam um forte declínio no desempenho institucional por falta de investimentos, disputas internas e políticas de caráter privatizante na área da saúde. Se, por um lado, o modelo implantado durante o Estado Novo criava condições para o desenvolvimento econômico e social no Brasil, por outro, as medidas centralizadoras de 1937 promoveram mudanças radicais na gestão do instituto. A proibição da comercialização de produtos e da arrecadação direta dos royalties eliminou a autonomia de gestão de aproximadamente 30% das receitas do IOC. Nesse mesmo período, ocorreu a proibição da produção de produtos veterinários e a centralização do orçamento do governo federal, com a obrigatoriedade da devolução dos saldos anuais, inviabilizando o reinvestimento e a expansão de atividades. Essas mesmas políticas proibiram a acumulação de cargos, causando a perda de quadros qualificados e dificuldades para formação de novos quadros.

Em 1942, Henrique Aragão assumiu o instituto e, aproveitando o impulso industrial durante a Segunda Guerra Mundial, conseguiu atrair importantes recursos para instalação de fábrica para produção de medicamentos, assim como recursos para construir e equipar novos laboratórios. Divergências contra a transferência de instalações fabris financiadas pela Fundação Rockefeller provocaram sua renúncia em 1949. Nos períodos seguintes, o IOC seguiu sem lideranças políticas capazes de produzir a coesão interna para um novo projeto institucional.

Durante os governos de Vargas e Juscelino, a política econômica adotou soluções desenvolvimentistas, focando na industrialização brasileira e em reformas sociais. Manguinhos não reagiu durante o período de pujante investimento estatal em atividades industriais. Também não mostrou força diante das políticas privatistas implementadas no campo da atenção à saúde, quando o modelo definido pela Previdência Social privilegiava a contratação e os convênios com a rede privada de serviços ambulatoriais e hospitalares.

Em 1953, foi criado o Ministério da Saúde, e o instituto tornou-se uma estrutura de terceiro escalão no âmbito do Estado brasileiro, tendo como principal atividade a produção de vacinas e as campanhas sanitárias. Os investimentos federais estavam direcionados para a pesquisa aplicada, em detrimento da pesquisa básica.

Sem investimentos, desprestigiado e fragmentado internamente, o instituto sofreu seu maior golpe durante o regime militar de 1964, quando foram abertos inquéritos com o objetivo de identificar opositores ao governo. Após suposta apuração, foi editado decreto em abril de 1970 suspendendo os direitos políticos dos cientistas Haity Moussatché, Herman Lent, Moacyr Vaz de Andrade, Augusto Cid de Mello Perissé, Hugo de Souza Lopes, Sebastião José de Oliveira, Fernando Braga Ubatuba e Tito Arcoverde Cavalcanti de Albuquerque. Dois dias depois, esses oito cientistas e também Masao Goto e Domingos Arthur Machado Filho foram aposentados compulsoriamente. Mesmo sem a confirmação das suspeitas, todos foram afastados de suas atividades no episódio conhecido como o “massacre de Manguinhos” (Lent, 1978).

Com projetos e linhas de pesquisa comprometidos, o instituto sofreu novo revés ao ter estrutura e finalidade completamente desfiguradas em 1970, com a incorporação de instituições com trajetórias próprias, até então vinculadas ao Ministério da Saúde. 6 Em seguida o Instituto Oswaldo Cruz foi transformado em Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz), tornando-se fundação pública de direito privado. 7

O momento era de grande desorganização política – o que inviabilizava o planejamento integrado entre as atividades que existiam e as atividades que foram incorporadas. Esse quadro persistiu até 1975, quando Vinícius da Fonseca foi nomeado dirigente da fundação. Avaliando que a instituição havia se afastado das grandes questões nacionais (Azevedo, Hamilton, 2001), Vinícius implementou um planejamento pragmático, priorizando recursos para as pesquisas sobre a doença de Chagas, esquistossomose, hanseníase e doenças do grupo materno-infantil. Extinguiu o Instituto de Produção de Medicamentos (Ipromed) e criou Bio-Manguinhos e Farmanguinhos para produção de vacinas, derivados e medicamentos em grande escala (Ponte, 2007).

No final dos anos 1980, os movimentos pela redemocratização cresceram no Brasil, e a Fiocruz alcançou novo protagonismo nacional com Sérgio Arouca, que, junto com Hésio Cordeiro, liderou o movimento pela reforma sanitária, resultando na criação do Sistema Único de Saúde (SUS). Internamente, Sérgio Arouca criou o Congresso Interno – instância estratégica e inovadora no âmbito da gestão pública – e viabilizou as condições políticas para aprovação de eleições internas de seus dirigentes.

Atualmente, a Fiocruz tem sua estrutura organizacional e seu modelo de governança consolidados. Integra, reconhece e valoriza a diversidade das atividades desenvolvidas por 21 unidades científicas instaladas em nove estados brasileiros e um escritório técnico instalado em Moçambique, na África.

A preservação da história das ciências e da saúde

A Casa de Oswaldo Cruz (COC) foi criada pela Fiocruz em 1986, com a finalidade de constituir, preservar e compartilhar conhecimento no campo da história das ciências e da saúde, adotando a pesquisa, a educação, a preservação do patrimônio cultural e a popularização da ciência como elementos centrais.

Iniciou as atividades de constituição do acervo documental com um pequeno e engajado grupo de profissionais – historiadores, documentalistas e bibliotecários que foram responsáveis pela tarefa de localizar, identificar e reunir documentos, abrindo caminho para organização do atual Departamento de Arquivo e Documentação (DAD).

Priorizando a documentação institucional, o primeiro levantamento foi realizado no setor de hanseníase do Departamento de Medicina Tropical do Instituto Oswaldo Cruz (IOC), escolhido em razão da diversidade de suas atividades, que incluía pesquisa, prestação de serviços ambulatoriais e produção de reagentes, representando um conjunto importante dos processos de trabalho realizados pela Fiocruz (COC, 1986-2015).

A partir da constituição das primeiras fontes históricas, a COC recorreu às agências de fomento para financiamento da atividade de organização dos documentos. A relevância do acervo foi reconhecida por financiadores externos, e com a chegada dos primeiros recursos foram realizados os projetos “Tratamento e ampliação do acervo iconográfico do Museu Instituto Oswaldo Cruz” e “Guia de fontes para a história da saúde pública” (COC, 1986-2015).

Ainda neste período, foi realizado o projeto para “Constituição de acervo de depoimentos orais sobre a história da Fundação Oswaldo Cruz e das práticas de saúde pública”, por meio do qual foi possível identificar arquivos pessoais e institucionais, destacando-se “os arquivos dos cientistas Oswaldo Cruz e Carlos Chagas e os negativos de vidro do Fundo Instituto Oswaldo Cruz – IOC (1903-1946), reconhecidos como patrimônio documental da humanidade pelo Programa Memória do Mundo da Unesco, em 2007, 2008 e 2012, respectivamente” (COC, 2013, p.12).

Atualmente, o acervo da Fiocruz contempla 113 fundos e 14 coleções de documentos textuais, iconográficos, cartográficos, micrográficos, sonoros, filmográficos e tridimensionais que remontam ao ano de 1803.

São fontes de informações produzidas e acumuladas pela Fundação Oswaldo Cruz, que incluem o patrimônio documental dos institutos que a constituíram em 1970, os quais já possuíam trajetórias expressivas, como é o caso do Instituto Oswaldo Cruz, além daqueles que a compõem atualmente. O acervo abrange também arquivos de cientistas, médicos e outros profissionais que se destacaram em suas áreas de atuação e parcelas de arquivos de instituições com atividades nas áreas da saúde e das ciências biomédicas que foram doadas ao DAD. Estão também incluídas nesse âmbito as coleções de documentos, assim chamadas por terem seu contexto de produção desconhecido ou por terem sido reunidas com base em uma temática específica (COC, 2009, p.14).

A importância da gestão documental para constituição de fontes históricas

As organizações precisam tomar decisões, produzir os meios probatórios de suas atividades e preservar a memória institucional. Para acessar as informações que darão suporte a essas ações é preciso implementar os requisitos de gestão arquivística desde a produção do documento até sua destinação final. Esses requisitos garantirão a preservação dos documentos físicos e/ou digitais, ao longo do tempo, e o acesso às informações em momento oportuno.

Segundo o Arquivo Nacional – órgão da administração pública federal responsável por implementar e acompanhar a política nacional de arquivos –, denomina-se “gestão documental” o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente (e-ARQ Brasil, 2011).

Desse conjunto de procedimentos, Bernardes (1998) destaca que a avaliação deve ser realizada no momento da produção do documento, de modo a evitar a acumulação desordenada, que é o grande problema dos arquivos centrais ou intermediários, especialmente no serviço público. A produção de documentos não classificados ou classificados de forma errônea é o principal motivo para formação de massas documentais, assim designadas porque “abrangem períodos extensos, perfazem um volume considerável, não têm organização prévia e abordam as mais diversas atividades da instituição” (Cruz, 2013, p.28-29).

As massas documentais constituem um sério problema para as organizações de custódia. Um levantamento realizado no Instituto dos Arquivos Nacionais de Portugal, por exemplo, revelou a existência de 700km de massa documental. Sobre esse levantamento, Ribeiro (14 jan. 2004) critica o que denominou “política incorporacionista”, que seria o recolhimento de documentos sem tratamento prévio.

Para a autora, esse tipo de recolhimento transfere a responsabilidade do tratamento da documentação do produtor para os arquivos centrais, que ficam abarrotados. Argumenta que, mesmo que houvesse centenas de profissionais capazes de avaliar, selecionar, descrever, indexar e disponibilizar esses 700km de documentos, quando esses procedimentos estivessem concluídos, outras centenas de quilômetros já estariam novamente acumulados de maneira desordenada.

Naturalmente, os recolhimentos de acervos relevantes, independentemente de suas condições, deverão ser mantidos. No entanto, as instituições de custódia não devem recolher apenas sob o prisma da salvaguarda, já que a expectativa é de que os documentos sejam disponibilizados à consulta pública como forma de manter vivos os legados, despertar novos interesses dos pesquisadores, estudantes, jornalistas e público em geral.

Nesse sentido, essas organizações precisam implementar políticas de incorporação de acervo que incluam ações de organização e disponibilização, do contrário estarão sempre abarrotadas de acervos indisponíveis, o que as tornará depósitos sem nenhuma relação com a história e com a geração do conhecimento na sociedade.

O problema do acervo indisponível na Casa de Oswaldo Cruz

O compromisso com a salvaguarda da memória explica a razão de recolhimentos em escala muito maior do que a capacidade interna de organização. Os pesquisadores responsáveis pelos primeiros recolhimentos na COC justificam que “em sociedades ou campos de atividade humana com pouca tradição arquivística ou historiográfica, a ausência de rotinas para o tratamento da massa documental termina por expô-la ao soterramento, culminando por estender amplas zonas de sombra sobre o passado” (Pires-Alves, Santos, Hamiltom, jul.-out. 1994, p.145) .

Esses pesquisadores afirmam que, nessas condições, a atividade de arquivologia se aproxima da ideia de resgate. Isso, portanto, explica por que a maioria das instituições de custódia possui um importante quantitativo de acervo não organizado, mas certamente não justifica que a situação se perpetue e que prive o público do relacionamento com esses documentos, sendo necessário reconhecer que o acervo indisponível é uma inconformidade, um problema que ameaça a competência e a finalidade dessas instituições.

Na Fiocruz, a implantação do Sigda na década de 1990 deveria ter colaborado para evitar a formação de massas documentais nos fundos institucionais; no entanto, observa-se que a gestão documental avançou mais em áreas administrativas e em unidades ou setores de unidades em que a natureza da atividade exige o cumprimento de regras de certificação da qualidade, onde a gestão de documentos é um dos requisitos. Mesmo quando o Sigda se tornou uma política institucional obrigatória em 2009, a implantação da gestão arquivística continuou assimétrica e até mesmo desconsiderada nas estratégias da maioria das unidades.

Nesse cenário, a maior parte do acervo institucional recolhido configura uma grande massa documental que permaneceu inacessível ao público, apesar dos esforços iniciais para obter financiamento externo para sua disponibilização.

Ao tomar conhecimento da existência do conjunto de fundos indisponíveis para consulta pública, partiu da área de gestão a proposta de discussão sobre soluções viáveis para organizar toda a parcela indisponível. Após alcançar o consenso de que o quantitativo de fundos e coleções indisponíveis configurava um problema grave para o cumprimento da missão da COC, foi realizado levantamento para uma solução interna que resultou na estimativa de aproximadamente trinta anos para organizar todos os fundos e coleções, se nenhum profissional se afastasse e se o departamento não recebesse novos arquivos.

Essa constatação não paralisou a discussão, ao contrário, colocou o problema exatamente em sua dimensão: no ritmo que estava dado, somente a próxima geração teria acesso àquele conjunto valioso de informações.

No ano de 2010, a Casa de Oswaldo Cruz adotou a prática de elaborar o orçamento anual a partir de projetos que apresentassem iniciativas inovadoras, criando um portfólio de projetos estratégicos que foram descritos no Plano Quadrienal de 2010-2014. O modelo de planejamento determinava que as despesas básicas para custear as atividades de rotina ficariam garantidas para todos os setores, entretanto, recursos adicionais deveriam estar justificados por projetos que agregassem valor aos produtos e serviços disponibilizados ao público.

Por atender a essa premissa, o projeto de organização do acervo textual foi aprovado, sendo contratada uma empresa exclusivamente para executar o processamento técnico de 1.500 caixas de documentos textuais (cerca de um milhão de folhas) que abrangiam o período de 1803 a 2007, registrar as descrições arquivísticas e disponibilizar todos os inventários na Base Arch, repositório de acesso on-line de informações das ciências biomédicas e da saúde no Brasil.

Coube ao DAD desenvolver os dados técnicos da contratação, definindo o escopo do projeto, a descrição das atividades, o perfil da equipe, as normas técnicas e metodológicas e a produtividade mensal esperada. O contrato foi iniciado em 2011, com vigência programada para 36 meses com a definição de atividades expressa no Quadro 1.

Quadro 1 : Distribuição de responsabilidades entre as equipes executoras 

Equipe interna Equipe externa
1. Definir as etapas referentes ao tratamento técnico; 1. Selecionar, de acordo com as instruções, o conjunto a ser tratado;
2. Definir as formas de inclusão na base de dados; 2. Identificar os documentos integrantes do conjunto;
3. Treinar os profissionais; 3. Classificar e ordenar de acordo com o manual;
4. Acompanhar diariamente o cumprimento dos requisitos normativos; 4. Descrever os diferentes itens do acervo de acordo com o suporte e a contextualização histórica do documento;
5. Acompanhar diariamente o cumprimento dos requisitos metodológicos; 5. Conferir as descrições;
6. Verificar a consistência das informações registradas na base on-line ; 6. Digitar as informações na base de dados de acordo com o manual;
7. Realizar o controle de produtividade. 7. Cumprir produtividade mensal pactuada em contrato.

Fonte: elaborado pela autora.

Para segurança do acervo, o serviço foi executado nas dependências da COC, sendo disponibilizados espaço físico, mobiliário, materiais de consumo e equipamentos. A equipe interna foi composta por uma arquivista experiente em organização de arquivos permanentes e dois historiadores experientes nas linhas do acervo. Essa equipe contou com o apoio da área de Gestão de Contratos, que realizou todos os controles e monitoramentos em relação aos aspectos administrativos e legais decorrentes da prestação do serviço.

Execução do projeto

O edital de licitações determinava que as empresas apresentassem atestado de capacidade técnica comprobatório da realização de serviço semelhante em características, quantidades e prazos ao que estava proposto no projeto.

A empresa que venceu a licitação estava estabelecida na Bahia e não dispunha de mão de obra para prestar serviço no estado do Rio de Janeiro. O que poderia ser um grande problema acabou sendo uma ótima oportunidade, porque a COC – como formadora de competências no campo da história das ciências e da saúde – pôde disponibilizar o cadastro de diversos profissionais, viabilizando a contratação de equipe qualificada.

Para o controle da produtividade, foi previsto um modelo de relatório de prestação de serviços que contemplava dados sobre a produtividade mensal, qualidade do serviço e eventuais inconformidades. O regime de execução adotado foi a empreitada por preço unitário – regime em que são pagos apenas os serviços efetivamente executados, descontando-se as ausências de pessoal, os insumos não repassados à mão de obra e os valores glosados por problemas na qualidade ou no prazo dos serviços, segundo critérios indicados no Acordo de Nível de Serviços.

Os recursos que financiaram as despesas do projeto foram separados das demais despesas do departamento, para que não se dispersassem em outras necessidades e também para que não se incorporasse ao orçamento de maneira permanente. Desse modo, o projeto trouxe impacto orçamentário expressivo nos anos de 2012 e 2013, tendo seu valor totalmente expurgado a partir de 2014, quando foi concluído.

Monitoramento do projeto

A organização do acervo histórico documental sempre foi monitorada; no entanto, o acompanhamento adotava como meta anual a organização de metros lineares de documentos. Esse tipo de monitoramento não deixava claro quando o acervo completo estaria disponível e não possibilitava a comparação entre o quantitativo de fundos e coleções sob a guarda da COC e o quantitativo disponível para o público, sendo, portanto, uma métrica de processo, e não de resultado.

Com a implantação do projeto, o critério de monitoramento foi revisto com o objetivo de acompanhar a evolução anual da disponibilidade do acervo para consulta pública. O monitoramento do desempenho tomou por base o padrão 6ES, definido no programa Gespública (19 jun. 2010, p.19), conforme o indicador no Quadro 2.

Quadro 2 : Evolução da disponibilidade do acervo 

Dimensão Significado Unidade de medida Sentido ideal Meta Fórmula
Eficácia Evolução da disponibilidade Fundos Quanto maior melhor Ampliar percentual ao ano (N. de fundos disponíveis/n. total de fundos) *100

Fonte: elaborado pela autora.

Resultados do projeto

O benefício direto alcançado com a realização do projeto diz respeito à organização, à sistematização e à publicação de um amplo conjunto de informações referente à história das ciências biomédicas e da saúde pública brasileira por meio dos registros documentais.

Foram disponibilizados todos os fundos que estavam indisponíveis (Anexo 1) em três anos de trabalho, podendo ser citados, apenas como exemplo, os fundos pessoais dos pesquisadores Haity Moussatché e Herman Lent, que integraram o grupo dos dez cassados no “massacre de Manguinhos”. Também podemos destacar a disponibilização do fundo pessoal de Szachna Eliasz Cynamon, engenheiro sanitarista atuante na área de saúde ambiental e fundador da Cooperativa dos Trabalhadores Autônomos do Complexo de Manguinhos – Cootram (1994-2002). A organização desse fundo despertou o interesse de uma das alunas do Programa de Pós-Graduação em História das Ciências e da Saúde, que defendeu sua dissertação de mestrado em 2017 sobre essa importante iniciativa entre a Fiocruz e os moradores de Manguinhos para geração de emprego e renda na região.

Ainda no campo do desenvolvimento de políticas sociais, podemos destacar a disponibilização do fundo da nona Conferência Nacional de Saúde – cujo tema foi “Saúde: municipalização é o caminho” –, que desenvolveu as diretrizes para implantação efetiva do SUS, estabelecendo os principais mecanismos para seu financiamento e controle social.

A organização do acervo permitiu a elaboração de inventários on-line , organizados por menus, garantindo uma visão geral do acervo. Essa organização modificou a forma de busca dos usuários, que têm demonstrado preferência pelos conjuntos institucionais em detrimento dos fundos pessoais – até então os mais consultados. Também houve uma importante ampliação no acesso à Base Arch, subindo de 946 acessos em 2010 para 6.932 em 2011 (Quadro 3).

Quadro 3 : Evolução da disponibilidade do acervo textual histórico (1)  

Ano 1994 1995 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Fundos e coleções 21 28 102 105 102 102 109 109
Disponível 14 16 46 56 54 57 79 109
Indisponível 7 12 56 49 48 45 30 0
% disponível 67% 57% 45% 53% 53% 56% 72% 100%
% indisponível 33% 43% 55% 47% 47% 44% 28% 0%

(1) O quantitativo de fundos de 2011 sofreu uma redução em relação a 2010, pois três fundos foram incorporados a outros já existentes.

Fonte: elaborado pela autora.

Com os controles exercidos pela equipe técnica e pela área de gestão, foi possível inserir outros sete fundos não previstos no escopo inicial, concluindo-se o projeto com o rendimento maior que o esperado, dentro do prazo previsto e com economia orçamentária de 12% em relação ao valor contratado.

O projeto concluído representa a superação do problema que comprometia a missão da COC e impedia a realização de iniciativas inerentes às atividades de instituições de custódia, tais como a difusão do acervo por meio da disponibilização de inventário completo, contendo a contextualização de cada fundo ou coleção. A contextualização é uma pequena biografia do acervo, onde são destacadas a relevância social, política e acadêmica do produtor, as características do acervo e a história de sua formação, visando despertar o interesse para novas pesquisas, exposições, processos educacionais, enfim, para um variado cardápio de possibilidades, já que os arquivos são fontes inesgotáveis de conhecimento e seus usos assumem múltiplas formas.

Aprendizagem organizacional

O monitoramento e a avaliação de projetos e programas são elementos essenciais para melhoria contínua do desempenho das organizações. O monitoramento tem a finalidade de viabilizar o gerenciamento e a tomada de decisões cotidianas relacionadas à implementação dos projetos e programas, comparando o que está sendo realizado com o que foi planejado. A avaliação é um processo mais complexo e consiste no julgamento do desempenho de um projeto ou programa de acordo com critérios preestabelecidos, identificando os impactos que seus resultados geraram.

No projeto de disponibilização do acervo, o monitoramento buscou acompanhar a produtividade mensal, corrigir falhas durante o processo, possibilitando o alcance da meta de disponibilização de 100% dos fundos acumulados até 2007. Já a avaliação, ainda com resultados parcialmente apurados, revelou que o projeto promoveu importantes movimentos de aprendizagem.

As equipes que atuaram diretamente no projeto foram beneficiadas com ações de aprendizagem que priorizaram o uso de normas e métodos destinados à organização de arquivos históricos. Os profissionais foram capacitados no uso da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade), aproximando historiadores e cientistas sociais dos critérios próprios para a organização de arquivos permanentes. Os documentalistas e arquivistas foram capacitados na metodologia desenvolvida pela COC para organização de fundos pessoais, aproximando-os dos conceitos utilizados no campo da história e da sociologia da ciência.

Além de ampliar e integrar conhecimentos específicos, essas capacitações despertaram para o potencial de desenvolvimento de qualificações nesses segmentos.

Durante a execução do projeto, foi ainda identificada a necessidade da produção de documentos de referência, resultando no Manual de organização de arquivos pessoais da Casa de Oswaldo Cruz, instrumento que apresenta todos os procedimentos adotados pelo DAD, desde a aquisição ou recolhimento até a disponibilização do acervo (COC, 2015).

Como oportunidade de melhoria, podemos destacar a necessidade da previsão da atividade de conservação do acervo no escopo inicial da contratação. No projeto realizado, essa atividade foi inserida com a execução dos serviços em curso, dificultando a sequência de algumas etapas que deveriam ter sido planejadas previamente. Com o planejamento adequado, a atividade de conservação pode ser melhor aproveitada, inclusive para capacitar profissionais no campo e formular documentos de referência.

O projeto trouxe também para o debate relevantes discussões conceituais acerca dos métodos mais adequados para organização de acervos singulares e que exigem abordagens específicas, como é o caso do acervo iconográfico. Essa discussão certamente refinará as práticas de organização do acervo permanente, atualizará os documentos de referência e enriquecerá experiências futuras.

Considerações finais

A gestão documental nas universidades, nos centros e instituições de pesquisa e em ambientes assistenciais do campo da saúde deve ocupar lugar de destaque nos debates acerca da necessária preservação dos acervos para o desenvolvimento da historiografia das ciências e da saúde no Brasil.

A gestão documental é simples, eficiente e apresenta custos menos onerosos do que os custos decorrentes da guarda e do tratamento das massas documentais, devendo ser considerada como a principal estratégia para organizações de custódia, especialmente diante da produção intensiva de documentos natodigitais que brevemente formará massas digitais.

Enquanto a disponibilização do acervo físico está sendo mantida em níveis adequados, é preciso continuar investindo em estratégias para melhoria do desempenho no campo da gestão dos documentos digitais. Os suportes digitais são altamente dependentes de software e de mídias de registro, leitura e armazenamento. Esses suportes entram em obsolescência rapidamente, sendo imperiosa a formulação de planos de preservação que garantam o acesso futuro às informações que estão sendo produzidas hoje.

Tudo indica que o domínio dos conceitos e dos requisitos técnicos relativos à documentação digital será um dos principais ativos intelectuais e de infraestrutura para as organizações de custódia de acervos científicos no futuro.

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